In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di autocertificazione copia conforme Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Indice
Come Compilare l’Autocertificazione di Copia Conforme all’Originale
Quando viene richiesta una copia conforme all’originale, occorre documentare che la copia riproduce fedelmente il documento originale. Nei casi previsti dalla legge, l’interessato può attestare questa corrispondenza con una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, comunemente chiamata autocertificazione di copia conforme.
La disciplina è contenuta negli articoli 18, 19, 19-bis e 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. L’articolo 18 regola l’autenticazione delle copie da parte dei pubblici ufficiali, mentre l’articolo 19 individua i documenti per i quali è possibile utilizzare una dichiarazione dell’interessato in alternativa all’autenticazione.
La dichiarazione di conformità riguarda la corrispondenza tra copia e originale. Quando invece si deve attestare un dato personale, come la data e il luogo di nascita o il possesso di un titolo di studio, si utilizza normalmente l’autocertificazione prevista dall’articolo 46. Per dichiarare questi dati alla Pubblica Amministrazione non occorre quindi procurarsi il certificato e allegarne una copia dichiarata conforme. Restano inoltre ferme le regole sull’acquisizione d’ufficio dei documenti già in possesso delle amministrazioni.
La possibilità di dichiarare personalmente la conformità non riguarda qualsiasi documento. L’articolo 19 la consente per le copie di atti o documenti conservati o rilasciati da una Pubblica Amministrazione, per le copie di pubblicazioni, per i titoli di studio o di servizio e per i documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati. Rientrano quindi anche documenti che non sono atti pubblici, come una pubblicazione scientifica.
Non è invece sufficiente che un documento riguardi il dichiarante o sia in suo possesso per poter utilizzare questa procedura. Per esempio, un contratto privato non rientra automaticamente nell’articolo 19. Prima di compilare il modulo bisogna verificare che il documento appartenga a una delle categorie ammesse e che per il suo utilizzo non siano previste formalità specifiche.
La dichiarazione permette di sostituire l’autenticazione della copia nei casi consentiti. Non certifica la verità del contenuto dell’originale e non rende valido un documento che non lo è. Chi firma deve conoscere direttamente il documento e avere verificato che la copia corrisponda all’originale.
Se l’originale è custodito da un ufficio o da un notaio, non bisogna presumere di poterne ottenere la consegna. Per gli atti notarili, per esempio, le copie sono rilasciate dal notaio che conserva l’atto oppure dall’archivio notarile competente quando il notaio ha cessato l’attività o si è trasferito in un altro distretto. Anche per gli atti giudiziari occorre seguire la procedura di rilascio prevista dall’ufficio competente. Un modulo generico non sostituisce le copie richieste con specifiche formalità.
Nella dichiarazione l’interessato deve inserire i propri dati anagrafici, quali nome e cognome, data e luogo di nascita e residenza. Deve poi identificare con precisione il documento allegato, indicando la sua denominazione, l’eventuale amministrazione che lo ha rilasciato o lo conserva, la data, il numero di riferimento e il numero delle pagine riprodotte, quando disponibili.
La parte centrale deve contenere l’attestazione che la copia allegata è conforme all’originale, resa ai sensi degli articoli 19 e 47 del D.P.R. 445/2000. Se la procedura ammette una riproduzione parziale, occorre specificare quali pagine o parti sono state copiate. La dichiarazione si conclude con il luogo, la data e la firma del dichiarante.
La dichiarazione può essere redatta su un foglio separato, identificando chiaramente le copie allegate. L’articolo 19-bis consente anche di apporla in calce alla copia nei casi indicati dalla disposizione. Non è quindi obbligatorio utilizzare sempre un modulo separato o, al contrario, scrivere sempre direttamente sulla fotocopia.
Quando la dichiarazione è destinata a una Pubblica Amministrazione o a un gestore di pubblico servizio, può essere firmata davanti al dipendente addetto oppure presentata già firmata, allegando una copia non autenticata di un documento d’identità del dichiarante. Non è necessario recarsi sempre allo sportello per sottoscriverla.
Per l’invio telematico si devono rispettare le modalità previste dall’articolo 65 del Codice dell’amministrazione digitale e dalla procedura utilizzata. La firma digitale e l’identificazione tramite i sistemi ammessi dal portale possono consentire la presentazione senza allegare la copia del documento d’identità. La semplice compilazione dei campi di un PDF, invece, non equivale alla sottoscrizione.
Per una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà destinata a un privato, l’articolo 21, comma 2, del D.P.R. 445/2000 prevede l’autenticazione della sottoscrizione. Occorre quindi distinguere queste dichiarazioni da quelle presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di servizi pubblici.
Le dichiarazioni sostitutive sono esenti dall’imposta di bollo ai sensi dell’articolo 37 del D.P.R. 445/2000. L’eventuale autenticazione della firma segue il proprio regime fiscale. Il dichiarante risponde delle dichiarazioni false secondo l’articolo 76 e può decadere dai benefici ottenuti sulla base di dichiarazioni non veritiere, nei casi previsti dall’articolo 75.
Se il documento deve essere presentato a un’autorità estera, bisogna verificare quali forme di copia e quali attestazioni siano accettate nel Paese di destinazione. La dichiarazione sostitutiva italiana non è automaticamente utilizzabile all’estero. A seconda del documento e del Paese possono essere richieste una traduzione, la legalizzazione o l’apostille, oppure possono operare esenzioni previste da accordi internazionali o dalla normativa europea. Per gli atti italiani le competenze sono ripartite, in particolare, tra Prefettura e Procura della Repubblica, come spiegato nelle indicazioni ufficiali su apostille e legalizzazioni.
Quando non si utilizza la dichiarazione sostitutiva, la conformità può essere attestata da uno dei pubblici ufficiali autorizzati dall’articolo 18: il pubblico ufficiale che ha emesso l’atto, quello presso il quale è depositato l’originale o al quale deve essere prodotto il documento, un notaio, un cancelliere, un segretario comunale o un funzionario incaricato dal sindaco.
L’interessato presenta il documento originale e la copia da autenticare. Il pubblico ufficiale li confronta e appone alla fine della copia l’attestazione di conformità, indicando data e luogo del rilascio, numero dei fogli, nome, cognome e qualifica, insieme alla propria firma e al timbro dell’ufficio. Se la copia consta di più fogli, firma anche a margine di ciascun foglio intermedio.
Se la copia autentica deve essere presentata a una Pubblica Amministrazione o a un gestore di pubblico servizio, l’autenticazione può essere effettuata anche dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, esibendo l’originale senza doverlo depositare. La copia così autenticata può essere utilizzata soltanto nel procedimento in corso.
Per l’autenticazione di copie cartacee è normalmente dovuta l’imposta di bollo di 16 euro per foglio, composto da quattro facciate, salvo le esenzioni previste dalla legge in relazione al documento e all’uso. Possono aggiungersi i diritti applicati dall’ufficio. È quindi opportuno indicare la destinazione della copia per verificare il trattamento fiscale corretto.
Fac Simile Autocertificazione di Copia Conforme all’Originale Word
Il modello autocertificazione copia conforme all’originale Word può essere scaricato e modificato in modo semplice, in modo da essere utilizzato quando si ha la necessità di scrivere un’autocertificazione di questo tipo.
Il testo è predisposto per la copia di un documento rilasciato o conservato da una Pubblica Amministrazione. Per le altre categorie ammesse dall’articolo 19 occorre adattare la dichiarazione, identificando correttamente il documento. Lo spazio riservato all’ufficio deve essere lasciato al dipendente che riceve la dichiarazione.
Modulo Autocertificazione di Copia Conforme all’Originale PDF Editabile
Il modulo autocertificazione copia conforme all’originale PDF editabile può essere compilato seguendo le indicazioni che sono state fornite in precedenza. Anche questo modello è predisposto per documenti rilasciati o conservati da una Pubblica Amministrazione e deve essere utilizzato quando la formula presente corrisponde al caso concreto.
Funzionario nella Pubblica Amministrazione. Ho creato questo sito per aiutare i cittadini che vogliono utilizzare uno strumento utile come l’autocertificazione nel modo giusto.