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Indice
Come Compilare la Dichiarazione Sostitutiva Atto di Notorietà
La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è uno strumento giuridico previsto dal Testo unico sulla documentazione amministrativa (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445) che consente a una persona di attestare, sotto la propria responsabilità, stati, qualità personali o fatti che siano a sua diretta conoscenza, senza dover ricorrere all’atto di notorietà tradizionale ricevuto da un pubblico ufficiale. La norma di riferimento è l’articolo 47 del D.P.R. 445/2000, che stabilisce proprio la sostituzione dell’atto di notorietà con una dichiarazione resa e sottoscritta dall’interessato, rispettando le modalità di sottoscrizione e presentazione indicate dal medesimo Testo unico.
Per comprenderne bene il funzionamento, è utile collocarla nel sistema complessivo delle “dichiarazioni sostitutive”. Nel D.P.R. 445/2000 esistono infatti, in sintesi, due strumenti “cugini” ma non identici: da un lato la dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46), che serve per sostituire certificati relativi a dati tipicamente già “certificabili” dalla pubblica amministrazione; dall’altro lato la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (art. 47), che ha un raggio più ampio e si usa quando si devono attestare fatti o circostanze non ricomprese nell’elenco dell’art. 46, purché siano a diretta conoscenza del dichiarante. Questa distinzione è importante perché, nella pratica, molte persone chiamano autocertificazione qualsiasi dichiarazione sostitutiva, ma la base normativa cambia e, di conseguenza, cambiano anche alcuni aspetti di contenuto e di impostazione del testo.
La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà viene utilizzata soprattutto quando non si tratta semplicemente di dichiarare un dato anagrafico o uno stato standard, come residenza o stato di famiglia, ma quando occorre attestare un fatto concreto, spesso collegato a un procedimento amministrativo o a un rapporto con un soggetto che richiede un’assunzione di responsabilità formale. Può accadere, per esempio, nei rapporti con uffici pubblici per pratiche che richiedono di dichiarare la conformità di una copia a un originale, la circostanza di essere a conoscenza di determinate situazioni rilevanti per ottenere un beneficio, o l’esistenza di un requisito di cui non esiste un certificato “tipico” immediatamente sostitutivo. Un aspetto spesso poco considerato ma molto utile è che l’art. 47 consente che la dichiarazione, resa nell’interesse proprio del dichiarante, possa riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti, a condizione che il dichiarante ne abbia diretta conoscenza: questo consente, in alcune procedure, di dichiarare circostanze che coinvolgono familiari o terzi senza dover moltiplicare documenti, fermo restando che la responsabilità resta personale e che la “diretta conoscenza” non può essere presunta o inventata.
Il contesto in cui la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà esprime al massimo la sua funzione è il rapporto con la pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi. Dal 2011, con la decertificazione, il legislatore ha rafforzato l’idea che, nei rapporti con la PA, non debbano essere i cittadini a rincorrere certificati, ma debbano essere privilegiate le dichiarazioni sostitutive e l’acquisizione d’ufficio dei dati. L’art. 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 ha inciso proprio su questo punto, stabilendo che i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni sono validi e utilizzabili essenzialmente nei rapporti tra privati e che, nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi, devono essere sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive. Questo significa che, quando un procedimento consente l’uso della dichiarazione sostitutiva, l’amministrazione non dovrebbe pretendere un certificato al posto della dichiarazione; se lo facesse, si creerebbe un appesantimento in contrasto con la logica della semplificazione amministrativa. È però altrettanto vero che la semplificazione non elimina i controlli: li sposta, in molti casi, su un momento successivo e li rende più selettivi.
Proprio sulle modalità, la regola generale è che la dichiarazione sostitutiva deve essere sottoscritta dall’interessato e presentata secondo quanto previsto dall’art. 38 del D.P.R. 445/2000. In concreto, quando la dichiarazione viene firmata in presenza del dipendente addetto, l’identità viene verificata in quel momento; quando invece la dichiarazione è presentata o inviata (per esempio via PEC o tramite un portale), è normalmente necessario allegare copia di un documento di identità del sottoscrittore, perché il sistema deve poter collegare con ragionevole certezza la dichiarazione a chi l’ha resa. L’art. 38 disciplina anche l’invio per via telematica e collega la validità delle istanze e dichiarazioni trasmesse telematicamente alle regole del Codice dell’amministrazione digitale, con l’effetto pratico che, a seconda del canale e delle istruzioni del singolo ente, può essere richiesta la firma digitale o può essere sufficiente una firma autografa scansionata accompagnata dal documento, oppure una modalità di identificazione informatica prevista dalla disciplina vigente. In ogni caso, l’errore più frequente è considerare “facoltativo” ciò che è invece un requisito formale: una dichiarazione senza firma, o una dichiarazione inviata senza le condizioni di identificabilità previste, rischia di essere inutilizzabile o di dover essere regolarizzata.
Sul piano dei contenuti, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà deve essere scritta in modo da non lasciare dubbi su chi dichiara, su quale fatto viene dichiarato e su quale rapporto esiste tra quel fatto e la finalità per cui la dichiarazione è richiesta. È sempre opportuno indicare i dati identificativi del dichiarante (nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza, codice fiscale), specificare l’oggetto della dichiarazione con un testo comprensibile e verificabile, e collocare temporalmente i fatti dichiarati quando il tempo è rilevante. In molte modulistiche è presente anche il richiamo alla responsabilità in caso di dichiarazioni false: non è un elemento “decorativo”, ma un promemoria della natura giuridica dell’atto. Va evitata la tentazione di usare formule generiche, il punto non è sembrare formali, ma essere precisi. Se, ad esempio, si dichiara la conformità di una copia, occorre rendere chiaro a quale documento si riferisce la copia e in che senso si dichiara conforme; se si dichiara una qualità o un fatto, è bene descriverlo in modo che il destinatario possa capire che cosa esattamente si sta attestando e, se necessario, effettuare controlli.
I controlli, come accennato, sono parte integrante del sistema. L’art. 71 del D.P.R. 445/2000 stabilisce che le amministrazioni procedenti sono tenute a effettuare controlli idonei sulla veridicità delle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47, anche a campione e nei casi di ragionevole dubbio, e anche successivamente all’erogazione di benefici. Questo punto è essenziale per capire la logica del legislatore: la dichiarazione sostitutiva semplifica l’accesso ai procedimenti, ma non “blinda” il risultato. Se la dichiarazione è falsa o inesatta, l’amministrazione ha strumenti per accertarlo e per reagire. Dal lato del cittadino, ciò significa che firmare “con leggerezza” è un errore serio, perché eventuali difformità possono emergere anche dopo tempo, ad esempio dopo la concessione di un contributo, dopo l’ammissione a una graduatoria o dopo il rilascio di un provvedimento favorevole.
Le conseguenze della non veridicità sono di due ordini, amministrative e penali. Sul piano amministrativo, l’art. 75 del D.P.R. 445/2000 prevede la decadenza dai benefici: se dal controllo emerge la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguiti sulla base di quella dichiarazione. Questo significa che, anche se la dichiarazione falsa non fosse penalmente perseguita o anche se la rilevanza penale fosse oggetto di valutazioni ulteriori, l’effetto amministrativo della perdita del beneficio può scattare e incidere in modo immediato. Sul piano penale, l’art. 76 del D.P.R. 445/2000 stabilisce che chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal Testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali; inoltre, l’esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale a uso di atto falso. In termini pratici, questo significa che una dichiarazione sostitutiva non è un “modulo burocratico” qualsiasi: è un atto che può innestare responsabilità personali, con conseguenze che vanno ben oltre la semplice chiusura negativa di una pratica.
Ci sono anche limiti importanti. Non tutto può essere sostituito da dichiarazione. L’art. 49 del D.P.R. 445/2000 prevede espressamente che certificati di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore. Questo limite serve a prevenire un uso improprio delle dichiarazioni sostitutive in ambiti dove la tutela dell’interesse pubblico, la tecnicità dell’accertamento o la disciplina speciale rendono necessaria una certificazione qualificata. In concreto, se qualcuno prova a “sostituire” con una dichiarazione personale un certificato sanitario richiesto dalla legge, rischia non solo che la dichiarazione venga respinta, ma anche di compromettere il procedimento e di esporsi a contestazioni.
Dal punto di vista operativo, la redazione corretta passa da un principio semplice: dichiarare solo ciò che si conosce direttamente e che si può ricostruire con precisione. Se un fatto non è direttamente noto o non è verificabile, è più prudente evitare formule assolute e, se necessario, acquisire prima gli elementi che consentano di dichiarare in modo consapevole. Questo vale in modo particolare quando la dichiarazione è predisposta per ottenere benefici, partecipare a selezioni, accedere a contributi o giustificare requisiti: in questi casi il sistema dei controlli è più frequente e le conseguenze dell’errore sono più incisive. È inoltre importante conservare una copia della dichiarazione e degli eventuali allegati, perché in caso di contestazioni o verifiche successive può diventare fondamentale dimostrare che cosa si è dichiarato, quando lo si è fatto e su quale base informativa.
Modello Dichiarazione Sostitutiva di Atto di Notorietà Word
Il fac simile dichiarazione sostitutiva atto di notorietà Word può essere scaricato e modificato sul proprio computer in modo da adattarlo alle proprie esigenze.
Fac Simile Dichiarazione Sostitutiva di Atto di Notorietà PDF Editabile
Il modulo dichiarazione sostitutiva atto notorio PDF editabile può essere compilato inserendo le informazioni che sono state indicate in precedenza.
Funzionario nella Pubblica Amministrazione. Ho creato questo sito per aiutare i cittadini che vogliono utilizzare uno strumento utile come l’autocertificazione nel modo giusto.